Pytania i odpowiedzi podczas wystąpień

Pytania i odpowiedzi

Pytania i odpowiedzi podczas wystąpień.

Dzisiaj poruszymy ważną kwestię, czyli zadawania pytań i udzielania odpowiedzi
podczas wystąpień publicznych.

W tej kwestii należy wyodrębnić 3 sytuacje:

1. Mówca pyta.
    Publiczność odpowiada.

2. Publiczność pyta.
     Mówca odpowiada.

        3. Mówca Pyta.
             Mówca odpowiada.

Obserwując dzisiejszych mówców na konferencjach czy mniej
formalnych spotkaniach, mam wrażenie, że większość występujących
opiera się albo na jednej strategi, po czym zawsze i wszędzie jej używa
lub pozostawiają to losowi, czyli “zobaczymy jak sprawy się potoczą”.

Jednakże podczas wystąpienia akurat ta kwestia musi być z góry jasno
i klarownie zaplanowana oraz konsekwentnie realizowana.
Dlatego, że mowę przygotowuje się zupełnie inaczej do każdej
z powyższych sytuacji.

Zatem jakie są zasady i różnice.
Kiedy, gdzie i jak korzystać z każdej z tych opcji.

Ad. 1.

Mówca pyta, a publiczność odpowiada.

Ta forma jest dzisiaj najczęściej nadużywana. Mówcy wychodzą
na scenę i zauroczeni amerykańdżańskim stylem i szołmeństwem
na scenie zadają pytania zamknięte i próbują być zainteresowani
zdaniem publiczności na jakiś temat.

Dlaczego twierdzę, że udają?

Dlatego, że kierując pytanie do kilkusetosobowej publiczności
nie możemy w żaden sposób przewidzieć odpowiedzi jaką uzyskamy.
Choćby dlatego, że może być kilku dowcipnisiów, którzy będą najgłośniej
odpowiadać w sposób przekorny, zabawny  i nieoczekiwany.

Wszystko po to, aby choć przez chwilę zwrócić na siebie uwagę
(i to jest ok. skoro mówca daje pole to trzeba korzystać 🙂

Mogą też pojawić się inteligentni złośliwcy, którzy tylko
czekają na ten moment i perfekcyjnie “strzelają” mówcy w kolano,
aż ten się ugina i przechyla w jedną stronę – w stronę obrony,
tłumaczenia lub niestety kontrataku.

Są też mówcy, którzy zadają tak banalne lub tak ogólne pytanie,
najczęściej zamknięte, na które aż nie chce się odpowiadać,
gdyż po prostu szkoda energii lub zadają pytanie o sprawy,
w których nie chcemy odpowiadać, np. Na spotkaniu na temat
przepływów finansowych w firmie prelegent zapytał:
“Kto z Państwa miał kiedyś problemy z przepływami
finansowymi w firmie?” – słabizna straszna.

Ponadto nieoczekiwana odpowiedź, może zamienić nasze wystąpienie
z przygotowanego i poukładanego w kompletny chaos. Ponieważ,
gdy mówca uzyska niechcianą odpowiedź, to trudno, aby udał,
że jej nie słyszy i pójść dalej, chyba, że jest to głupi żart.

Natomiast w sytuacji sformułowanego konkretnego zarzutu,
należy się do niego odnieść i to w sposób profesjonalny i bezemocjonalny
z jednoczesnym zachowaniem żelazne, jak dla mnie zasady:

“Pozwól rozmówcy (oponentowi) wyjść z twarzą” ZAWSZE!!!

Uskutecznienie krucjaty na wyskokowym słuchaczu jest największym
baraństwem jakie można zrobić, a jednocześnie zastosowanie się do
powyższej zasady wymaga nie tylko umiejętności klasy master,
ale również zakodowanej wewnętrznie i trwałej sympatii do wszystkich słuchaczy.

Jednakże są pewne sposoby, aby pytania do dużej publiczności były
dla publiczności i dla mówcy zasobne. 
Jednym z nich jest odpowiednie
“przygotowanie” słuchaczy do, nawet trudnego pytania.

Powrócę tu do spotkania na temat przepływów finansowych w firmie.
A gdyby mówca zamiast wypalać jak z procy słabe pytanie, najpierw powiedział:
“ Szanowni Państwo jak pokazują przykłady
(lub np. badania naukowe, jeśli takie są), większość działających firm na
całym świecie miewa problemy z przepływami finansowymi.

Często są one spowodowane pozytywnymi działaniami podjętymi przez nią,
czyli np. ekspansja terytorialna, badania nad nowym produktem/usługą
lub przejęcia innych firm. Jednak jednym z błędów jest udawanie, że wszystko gra,
że nic się nie stało i, że z pewnością samo przejdzie, a drugim nieprzyznawanie
się do tego przed otoczeniem firmy i brnięcie na siłę dalej.

A przecież zamiast tego można pochylić się nad problemem, zasięgnąć rady
bardziej doświadczonych i zweryfikować swoje działania, w celu poprawy sytuacji
i wyciągnięciu lekcji. Taka postawa świadczy raczej o mądrości i trosce o swoją firmę
niż nieudacznictwie. Kto z Państwa miewał w przeszłości problemy z przepływami finansowymi?”

Zapewniam, że takie przygotowanie do odpowiedzi, spowoduje zupełnie inną reakcję
i samopoczucie zgłaszających się słuchaczy.

Są jednak sytuacje, w których strategia zadawania pytań publiczności spisuje się idealnie,
są to wystąpienia przed małą publicznością, gdy np. prezentujemy nasz pomysł w pracy przed
szefami i kolegami lub prezentujemy klientowi rozwiązanie jego problemu.

Wówczas zadawanie pytań i oczekiwanie odpowiedzi jest fantastyczne, gdyż dzięki temu
uzyskamy więcej potrzebnych nam danych lub pomoże to zorientować się nam czy nasze
rozwiązanie idzie we właściwym kierunku.

Drugą sytuacją, w której warto pytać są szkolenia, czyli będąc trenerem opierajmy się na
pytaniach jak najczęściej. Jednak przyznać należy, że szkolenia są jakby inną kategorią,
one nie są wystąpieniami, one zawierają wystąpienia.


Ad. 2. Publiczność pyta, a mówca odpowiada.

Konwencja ta zadziałał jeśli mówca i organizatorzy odpowiednio wcześnie zadbają
o to, aby przygotować słuchaczy i np. już w opisie wystąpienia dodać,
że będzie sesja pytań i odpowiedzi.

Ponadto mówca, po kilku pierwszych zdaniach również powinien o tym wspomnieć
i zachęcić słuchaczy do aktywności.


Jak pomóc słuchaczom i sobie, aby wyszło dobrze lub nawet świetnie?

1. Upewnij się, że w materiałach zawarto informację o sesji pytań i odpowiedzi.
Przygotuj wystąpienie na zupełnie nowy i nie znany, ale przydatny temat
lub szokująco odmienne spojrzenie na coś wiadomego.

2. Podczas wystąpienia zacznij pewne wątki i zaciekaw słuchaczy,
ale nie wyjaśniaj ich wyczerpująco. Pozostaw małą lub dużą nutę ciekawości.

3. Zacznij opowiadać ciekawą historię i nie kończ jej (ale tylko w sposób absolutnie mistrzowski)
lub przeskocz w niej jedną lub dwie przyczyny i przejdź do skutków pozostawiając niewielką,
ale ważną przestrzeń do wyjaśnienia.

4. W ciekawy i intrygujący sposób wspomnij o jakimś ważnym wydarzeniu,
wątku lub osobie, ale ze względu na brak czasu i oszczędność w mnogości tematów
nie rozwijaj tego tylko poczekaj na pytania.

5. Nie wszyscy ludzie lubią wypowiadać się publicznie, a niewątpliwie zadawanie
pytań prelegentowi jest publiczną wypowiedzią, Dlatego trzeba ludziom pomóc
zadać pierwsze pytanie samemu sobie, np. po moich wcześniejszych wystąpieniach
najczęstsze pytanie brzmiało… i tu zadaj to pytanie, po czym odpowiedz na nie.
To zachęci innych do następnych pytań, gdyż pierwsze pytanie już padło
i wypełniła się zasada pierwsze koty za płoty  🙂

6. Często od zagranicznych, a zwłaszcza zachodnioeuropejskich i amerykańskich mówców
słyszę ryk rozpaczy, gdy najpierw nie przygotują słuchaczy do sesji pytań i odpowiedzi,
a później opowiadają stare bajki,  działając na poczuciu winy, jak to tylko w Polsce
ludzie nie zadają pytań – żałosne.
W tym temacie dodam jeszcze, że po przygotowaniu każdego
z wystąpień samodzielnie spisz wszystkie pytania, jakie mogą się pojawić i udziel na nie błyskotliwych
i wyczerpujących odpowiedzi.
Wyszukaj ciekawych statystyk, doniesień i sytuacji z życia znanych i podziwianych osób.
Dopasuj cytaty zapamiętując autorów, recytuj krótkie wiersze i fraszki lub “bezpieczne”
i krótkie dowcipy czy anegdoty.
Gdy przygotujesz się doskonale, to będziesz najbardziej błyskotliwym
i najdłużej zapamiętanym mówcą tego dnia lub tego roku.


Kiedy najlepiej nie prowadzić sesji pytań i odpowiedzi
:

  1.  Kiedy Twoje wystąpienie właśnie się skończyło o czasie i za chwilę ma wejść następny mówca.
    W tej sytuacji uprzedź konferansjera, że gdyby ludzie zaczęli pytać, to niech wyjdzie na scenę
    i zaprosi wszystkich do Twojego stoiska lub innego miejsca poza sceną, salą,
    gdzie można będzie z Tobą porozmawiać.

WAŻNE! Konferansjer musi dodać, że można będzie spotkać się z Tobą w przerwie,
gdyż w ten sposób “wyciągnie” z sali jakąś część słuchaczy i następny mówca może
zastać niewielką liczbę osób na widowni. 

Można również, za zgodą organizatora i następnego mówcy odpowiedzieć na jedno maksymalnie
dwa pytania udzielając bardzo krótkich i zwięzłych wypowiedzi,
po czym zaprosić wszystkich zainteresowanych do rozmowy na przerwie.

  1. Jeśli planujesz bardzo poruszające przemówienie, które ma upamiętnić jakąś osobę lub zdarzenie.
  1. Gdy na zamówienie firmy prowadzisz  wystąpienie motywacyjne lub przebudzające,
    czyli takie, które ma uświadomić słuchaczom pewne zapomniane kwestie.
  1. Gdy Twoje wystąpienie jest zaraz przed lub po przerwie obiadowej lub jest ostatnie 🙂

Ad. 3. Mówca pyta i sobie odpowiada.

Może w pierwszej chwili brzmi to niedorzecznie, tak jakbym zachęcał do “gadania” ze sobą na głos 🙂
Jednak uspokajam tu chodzi o coś zupełnie innego.

Zadawanie pytań sobie i odpowiadanie na nie spełnia co najmniej 4 funkcje:

  1. Urozmaica wystąpienie gdyż jest formą dialogu.

  2. Oczywiście wyręcza słuchaczy z zadawania pytań.

  3. Skraca i porządkuje wystąpienie, gdyż zamiast rozwijać temat i go opisywać,
    wystarczy zadać sobie krótkie pytanie i zaraz udzielić odpowiedzi.

  4. Pozwala odbierać mówcę jako przygotowanego do wystąpienia znawcę tematu.

Zadawanie sobie pytań na scenie jest właściwie kwintesencją przemówień i dzięki temu
wystąpienia publiczne są lepsze niż rozmowa z kimś w 4 oczy.

Dlaczego?

Dlatego, że gdy z kimś rozmawiasz możesz dostać trudne pytanie i nie umieć na nie odpowiedzieć.
A gdy jesteś na scenie zadasz sobie przecież takie pytanie, na które z pewnością znasz odpowiedź 🙂

Masz pytania? Pytaj proszę w komentarzach lub napisz maila.

Pozdrawiam

Karol